关于做好2024年度档案立卷归档工作的通知

发布于2025-03-06，浏览11次

校各部门、学院、直属机构：

档案是反映学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新、国际交流合作等各项活动的珍贵原始记录。为更好地收集留存学校工作中形成的有价值的文件、影像、实物等资料，根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的有关规定，现将我校2024年度档案立卷归档工作的有关事项通知如下：

一、归档移交时间

2025年6月30日（周一）前

二、归档质量要求

1.按《上海海事大学文件材料立卷归档实施细则》等规定，请各归档部门将2024年度形成的纸质类归档文件材料进行分类、整理（包括除钉、敲页码）、立卷，归档文件材料须为原件，并保证齐全、系统、完整，每一卷文件材料应附一份备考表（需签名）。

2．声像归档材料（照片、录音、录像等）应为原始文件，并附有相应的文字说明，内容包括题名、时间、摄影者、人物等。其中：

归档照片请使用JPEG或TIFF格式。对反映同一内容的若干张照片，应选择其中具有代表性和典型性的3-5张照片进行归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整；反映同一场景的照片一般只归档1张；毕业生合影照片请各学院按顺序依次标注合影人员名单。

归档录音材料请使用MP3或WAV格式，录像材料使用MPEG或AVI格式，并刻录光盘进行归档，文字说明中须另外注明时间长度。

3．实物档案按“件”为单位归档，并提供明确的文字说明，内容包括品名、事由、种类、材质等。归档实物应保持整洁，无破损。

4．各归档部门兼职档案员应认真做好各类档案的归档工作，所有归档的材料须填写“案卷及卷内目录”并导入档案管理系统，经部门负责人和档案馆审核通过后，移交至档案馆。兼职档案员如有调整，请做好交接，并告知档案馆。

三、联系方式

在立卷归档中有任何问题可与档案馆联系。

联系人：许梅英、郑莉、丁巍

办公室：图书馆A705、A706室

联系电话：38284190、38284195

图书馆（档案馆）

2025年3月5日

办公指引